ジョン・スミスへの手紙
サイバー・ラボ・ノート (3326)

 イベント会場案内のノウハウ 

 時々、イベントの会場案内をすることがある。

 誰にでもできるが、イベントの会場案内係をする時に、押さえておくべき点は結構ある。

 プログラムの各開始時刻と終了時刻。通行人と来訪者の動線。トイレ、自販機、喫煙スペースの場所。近隣のコンビニ、カフェ、食事処、駅。エレベーター、階段、非常時の避難経路などだ。

 危険な箇所、転倒しやすい箇所も併せて確認することが望ましい。

 ある時、イベントの主催者宛に書いたメールの中で、イベント会場案内のノウハウを記したので、今回はそれを紹介しておきたい(固有名詞は伏せます)。

----------------メール文ここから----------------

To:****様

 ありがとうございました。いくつか気付き事項がありますので、忘れないうちに記しておきます。

1. 入り口の階段について

 お年寄りの方が、重い荷物を持って、入り口の階段を上ったり、下りたりするのは、かなり大変だったと思います。

 体力のある男性スタッフが、大変そうなお客様の荷物を運ぶか、エレベーターへの誘導を検討した方がよろしいかと思います。

2. 飲食場所について

 「早く会場に来すぎた人」に「この辺りにカフェなどはありませんか」と聞かれるのは、定番の質問です(既に席が決まっているお客様は、開始直前に会場入りしたいと考えるようです)。

 この質問は毎回結構あるので、案内係の手元にマップがあると便利です(地図なしだと場所を説明しづらいです)。ランチマップは、外で看板を持つ人に、一定の枚数、持たせた方が良いと思います。

3. 喫煙場所について

 喫煙場所の質問をされるお客様が少なからずいました(自分がタバコを吸わないとわかりませんが、世の中にはタバコを吸う人が結構たくさんいて、喫煙者にとって、喫煙場所は重大な関心事です)。

 ****の正面入口のすぐ外に灰皿がありましたので、そこを紹介しましたのが、かなり寒かったです。

 建物の中に喫煙場所があるようでしたら、そちらを紹介した方が良いと思います。

4. 大雪の影響について

 別途数字を出していると思いますが、今回のキャンセル率が約3割で、これまでの平均キャンセル率が約1割とすると、約2割の人が雪の影響で来られなかったと判断して良いと思います。

 但し、会場まで辿り着いた人に関しては、特に雪の影響はなかったと思います。

以上、ご参考になれば、幸いです。
今後ともよろしくおねがいします。

山田宏哉拝

----------------メール文ここまで----------------

 もっとも、"稼げる人"がイベントの会場案内係をやるなら(なかなかやらせて貰えないだろうが)、参加料×参加者数で収入を算出し、そこから会場の使用料と人件費を引き、粗利を弾き出すと思う。

 更に収益性の高さとイベントのテーマと参加者の属性を、自分の企画案件の参考材料にするだろう。誰の指示がなくても。

 一見、誰にでもできる「最低辺の裏方」であっても、案外、実力差はハッキリとつくものなのだ。

 山田宏哉記

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2014.2.10 記事一覧へ戻る 文筆劇場・トップ